Система Управления Заказами для крупного поставщика судовых смазочных материалов

Клиент

Gulf Oil Marine — крупный поставщик смазочных материалов для судовых моторов из Китая. С 2008 года Gulf Oil Marine обеспечивает судоходные компании смазочными материалами и техническими услугами высокого качества. Начав с маленького стартапа, они быстро выросли и расширили партнёрскую сеть. Сегодня компания поставляет свои продукты и сервисы в более чем 900 портов 80 стран.

«Уровень квалификации на высоте. Мы доверили команде Azoft свои проекты, потому что ребята надежные — всегда выполняют задачи в срок. Вдобавок, они понимают цели бизнеса. Получаешь не просто чистый код, а способ увеличить прибыль.» — JC Lambert, Менеджер по развитию бизнеса, Gulf Oil Marine Ltd (Гонконг).

Трудности

В то время как клиент расширял свое глобальное присутствие и увеличивал число бизнес-операций с партнёрами, сотрудники компании продолжали решать большинство вопросов по электронной почте:

• Обрабатывала заказы клиентов.
• Отслеживала доставку.
• Контролировала отношения с торговыми агентами и партнерами.
• Работала с поставщиками масел и смазок.

С быстрым ростом сети и клиентской базы, этот метод связи и обработки заказов стал неэффективным и занимал много времени.

Задача

Клиент решил разработать систему управления заказами для внутреннего пользования, чтобы обеспечить надежный и простой в использовании инструмент для поддержки своих бизнес-процессов. Готовые решения не соответствовали требованиям заказчика и клиент обратился к Azoft для разработки кастомной системы.

Модель предоставления услуг по сети компании оказалась насыщенной и сложной:

• Несколько схем доставки.
• Различные уровни внутренней обработки заказов персоналом клиента.
• Операции разделены на географические и финансовые зоны. Каждая зона может включать в себя несколько стран, имеет свои собственные бизнес-потребности, партнеров по доставке, правила выставления счетов и т.д.

Решение

Систему разрабатывали на Drupal.

Функции для сотрудников по работе с клиентами:

• Возможность хранить и мгновенно получать доступ к картам клиентов, чтобы быстро находить подходящие масла и смазочные материалы.
• Полный и точный каталог продукции с быстрой навигацией и ценами в режиме реального времени.
• Возможность быстро и легко создавать и заполнять новые заказы.
• Отслеживание заказов, которые стоят в очереди на обработку.
• Мониторинг заказов, которые требуют согласования, обновления, доставки, выставления счетов.

Функции для топ-менеджеров компании:

• Четкая отчетность об обработке заказа.
• Просмотр заказов, отмененных на стадии согласования цен.
• Просмотр заказов, отклоненных клиентом после доставки.
• Другие данные о заказе, которые помогает улучшить бизнес и качество обслуживания клиентов.

Реализовали ключевые требования к системе:

• Безопасность

Безопасность очень важна, т.к. система содержит информацию о клиентах, партнерах и финансовых показателях. Поэтому мы внедрили специальные инструменты, чтобы обеспечить внешнюю и внутреннюю проверку безопасности на нескольких уровнях.

• Интеграция ERP и CRM

Заложили возможности для дальнейшего развития системы: системную интеграцию с текущим ERP; включение функциональности CRM, чтобы сделать обслуживание клиентов еще лучше.

• Каталог продукции и документация

Кроме управления заказами, система включает в себя несколько второстепенных модулей для хранения и ведения информации каталога продукции клиента и технической документации о судах клиента.

Результат

На данный момент у клиента разработана интересная модель предоставления своих услуг партнерам и клиентам. Данная модель включает несколько схем доставки и клиент успешно развернул новую систему управления заказами и повысил операционную эффективность компании. Эффективный инструмент отчетности помогает руководству Gulf Oil Marine ставить новые бизнес-цели и продумывать стратегии их реализации.