Пишем бриф на разработку ПО: Инструкция от Azoft

Итак, вам нужно разработать программное обеспечение. Чтобы найти лучшую компанию разработчиков, вы собираетесь составить заявку, разослать потенциальным подрядчикам и сделать выбор, который в итоге должен привести вас к решению ваших бизнес-задач. Вы создаёте новый документ и… Возникает закономерный вопрос: а с чего начать? И что стоит включить в заявку?

В этой статье мы на основе своего 18-летнего опыта в разработке расскажем, как грамотно написать запрос на предложение на разработку ПО. За всё это время мы получили тысячи запросов предложения на разработку самого разного качества. Многие из их имеют общие проблемы. Мы объясним, зачем нужно создавать запрос на разработку, что стоит в него включить и на что нужно обратить внимание при его написании.

Что это и зачем нужно

Запрос или заявка предложения (request for proposal, RFP) — это документ, который обычно пишут, когда ищут подрядчика. В заявке заказчик формулирует информацию о проекте и отправляет потенциальным подрядчикам. Подрядчики, в свою очередь, на основе запроса дают обратную связь о стоимости, сроках, схемы работы и других ключевых вопросах. Таким образом, запрос предложения — отправная точка разработки вашего решения.

Преимущества RFP:

• с RFP вы сможете получить и сравнить несколько точек зрения на ваш проект от разных поставщиков услуг;
• правильно сформулированный запрос упрощает переговоры с потенциальными подрядчиками.

Как происходит процесс обращения к подрядчикам с помощью RFP

Этап 1. Сначала вам нужно понять, чего вы хотите, как это вписывается в вашу бизнес-стратегию. Определите типы решений и партнёров, которые вы можете рассмотреть, фактический объём работы и тех, кто будет участвовать в рассмотрении представленных материалов, переговорах с поставщиком и мониторинге процесса внедрения. 

Этап 2. Теперь пришло время написать саму заявку. Здесь нужно структурировать информацию, которую вы определили на этапе 1. Помните, что заявка не должна состоять из пары предложений. Этого мало, чтобы конструктивно вести разговор. Однако тратить время на многостраничное ТЗ на этапе знакомства тоже не стоит. Придерживайтесь золотой середины и подготовьте в меру подробное, структурированное письмо — этого будет достаточно. В следующих разделах статьи мы подробнее объясним, какие вопросы важно затронуть при написании заявки.

Этап 3. Вы обращаетесь к выбранным поставщикам, чтобы узнать, заинтересованы ли они в новом контракте. Если ваш запрос предложения содержит коммерческую тайну или другие конфиденциальные данные, вы можете попросить их подписать NDA, прежде чем раскрывать какие-либо подробности. Отправляете запрос предложений поставщикам. При необходимости к вам обратятся с дополнительными вопросами сейлз менеджер и аналитик, чтобы лучше понять ваш проект и требования. После этого потенциальные подрядчики отправляют вам свои предложения. Предложение может включать первичную оценку трудозатрат, состав проектной команды и почасовые ставки членов команды, а также информацию о компании, её клиентах и ​​опыте.

Этап 4. Изучите и сравните полученные заявки. Один из способов оценки — присвоить вес важности ключевым вопросам предложения. Затем, в зависимости от того, насколько ответ поставщика соответствует вашим ожиданиям, проставьте оценку каждому пункту и сложите баллы с учётом их значимости, чтобы выбрать потенциального победителя. После того как вы заключите контракт с компанией с наиболее подходящим предложением, вам также следует уведомить компании, которые вы не выбрали.

Кто обычно пишет RFP

Это зависит от проекта и размера вашей команды. Например, это может быть руководитель проекта из вашей компании, который будет вовлечён в оценку предложений и в дальнейшем в управление проектом. При подготовке RFP также полезно быть знакомым с методологиями разработки и с основными этапами разработки ПО.

Что включить в запрос предложения

Каждый проект требует уникального решения. Это означает, что для разных проектов запрос предложений будет отличаться. Тем не менее некоторые вопросы и разделы будут похожими. Расскажем, на какие именно стоит обратить внимание при подготовке запроса предложения на разработку.

Обзор проекта

Начните с краткого описания компании и её истории. Расскажите, какие цели и задачи вы ставите перед проектом? Какую проблему он должен решать? Что именно вы планируете разработать — сайт, приложение или систему? Какую ценность должен добавить продукт для вашего бизнеса? Кто ваша целевая аудитория? Скорее всего, вам придется пару раз отредактировать эту часть позже, но не забудьте начать с неё в первую очередь.

Содержание и результаты проекта

Расскажите о функциональных требованиях (то, что должна делать система) и нефункциональных требованиях (какие есть ограничения), не указывая, “как надо сделать”. Не забудьте также добавить, что уже есть, то есть в рамках чего будет разрабатываться решение. 

Требования к продукту

Как будет функционировать ваш продукт? Постарайтесь описать, что вы планируете создать, в чём будут заключаться преимущества.

Попробуйте рассмотреть этот вопрос с различных сторон:

• Пользовательский опыт. Напишите о том, что увидит и сможет сделать пользователь. Например, «Пользователь должен иметь возможность ставить лайки и комментировать других пользователей, чтобы выразить свое мнение о записи».
• Возможности продукта. Напишите о способностях, связанных с системой. Например, «Система должна оповещать сотрудника компании, если на складе осталось менее 100 единиц, чтобы он получал оперативную информацию о необходимости пополнения запасов».
• Оптимизация. Подробно описывайте то, что нужно автоматизировать, чтобы пользователям не приходилось предпринимать определенные действия. Например, «Система должна автоматически оповещать о новом заказе, чтобы сотрудник своевременно приступал к его обработке».
• Детали сущностей. Это характеристики каждого объекта, являющегося частью новой разработки. Например, объект «Студенты» в платформе для онлайн-обучения может иметь следующие атрибуты: ID пользователя, email, подписка на курсы, платёжная информация.

Один из способов передать эту информацию — через User Stories. Если вам нужна помощь с определением, анализом и управлением требований, мы будем рады вас проконсультировать.

Технические требования и ограничения

Опишите существующую технологическую инфраструктуру и платформы, с которыми вы хотите интегрировать свое программное обеспечение. Подумайте, на каких устройствах должна работать программа. Будет ли это сайт или мобильное приложение? Только iOS или iOS и Android? Есть ли у вас какие-то части проекта в готовом виде? Ответы на эти вопросы значительно влияют на стоимость и сроки.

Управление проектом

В этом разделе опишите ожидания и вопросы касательно управления проектом: подходы, инструменты, методы коммуникации.

Бюджет

Независимо от того, есть ли у вас фиксированный или гибкий бюджет, не бойтесь указывать в своем запросе предложений порядок сумм, которые планируете потратить на проект. Серьёзные компании не заинтересованы в том, чтобы делать искусственные оценки, потому что они ценят свою репутацию. Таким образом им будет проще понять, что вам предложить. Подрядчики включат в смету только те фичи, которые соответствуют предполагаемой стоимости, и предложат технические решения, которые могут решить вашу задачу за указанный бюджет.

Сроки

Вы можете не знать, сколько времени потребуется на то, чтобы что-то сделать, но у вас, вероятно, есть график, в который вы должны это выполнить. Есть ли у вас какие-то жёсткие сроки, например запуск нового продукта или рекламная кампания? Сообщите заранее о своём графике, и ваши поставщики будут честны в отношении его вероятности. Кроме того, ответственные поставщики также обычно помогают вам понять, установили ли вы реалистичные сроки или нет. Если мы увидим, что объём и сроки не совпадают, мы поможем определить приоритетный функционал.

Дополнительные вопросы

Здесь можно запросить информацию, которая поможет вам выбрать нужного поставщика. Это удобно, ведь таким образом поставщики отправят вам ответы, которые будут одинаково структурированы, и вы сможете их сравнить. Вот возможный список вопросов, на основе которого вы можете написать свой.

• Название и опыт компании
• Географическое местоположение
• Опыт работы в отрасли
• Как оценивается стоимость проекта
• Как происходит поддержка после релиза
• Есть ли преимущества в установлении долгосрочного партнерства с вашей компанией?
• Есть ли еще какие-то возможности, о которых вы хотели бы рассказать?

Советы при написании заявки на предложение

Узнайте мнение всех заинтересованных лиц

Запросите мнение каждого человека, заинтересованного в создании продукта, включая руководителя отдела развития бизнеса, маркетинга или продаж. Важно учесть их точку зрения и опыт, прежде чем добавлять важные детали о проекте в RFP. 

Пишите ближе к делу

Смысл запроса предложений — найти решение для разработки, которое удовлетворит ваши потребности. Если запрос неясен, потенциальным партнерам будет сложно понять, могут ли они предоставить то, что необходимо для решения задачи.

Приложите дополнительные материалы

Приложите к письму дополнительные материалы, которые помогут подрядчику оценить проект: набросок ТЗ приложения, документация, фирменный стиль, данные о целевой аудитории, прототип, дизайн-концепция или даже черновики на салфетке. Покажите примеры — например, ссылки на проекты конкурентов. Так заказчик быстрее поймёт вас.

Если у вас не было серьёзного опыта в разработке программного обеспечения, постарайтесь рассказать, что надо сделать, а не как

Отправляя запрос, вы должны быть уверены в знаниях команды. Предложенный путь может оказаться не самым удачным. Стоит понимать, что люди, сталкивающиеся с похожими задачами на протяжении нескольких лет, компетентны в том, что делают.

Оставьте несколько видов контактных данных в письме

Так менеджеру будет проще ответить вам. Хорошим тоном будет указать, когда и в какой форме вы хотите получить ответ (оценка в виде вилки, подробная смета или коммерческое предложение с презентацией).

Проверьте оформление письма

Постарайтесь избавиться от ошибок в тексте. Отправляйте письмо с корпоративного ящика, указывайте ваше полное имя и должность. Разработчик должен увидеть, что это реальная заявка. К письмам анонимов — без указания контактных данных и «человеческого» имени — относятся с большой осторожностью.

Если вы отправляете запрос сразу нескольким компаниям, не стоит ставить все адреса в копию одного письма. Это выглядит пренебрежительно и снижает интерес подрядчика.

Коротко о главном

Запрос предложения на разработку ПО помогает обрести взаимопонимание задачи между заказчиком и исполнителем, а также получить результат, соответствующий ожиданиям.

Начало проекта с грамотно сформулированным запросом и с правильным поставщиком — ключ к успеху. Надеемся, что наши рекомендации помогут вам написать эффективный запрос предложения на разработку. Если вам нужна помощь по формулированию RFP или вы хотите отправить заявку нам — обращайтесь, мы будем рады вам помочь.